Prestataires de formation

Les institutions et centres de formation qui proposent des offres de formation continue aux professionnels de santé peuvent s’enregistrer sur e-log en tant que prestataires de formation et faire une demande pour obtenir un label pour leurs offres de formation. Ainsi, des institutions comme des hôpitaux, des établissements médico-sociaux ou des associations peuvent demander un label pour leurs offres de formation continue (internes).

Fonctions

Login personnel

Chaque prestataire de formation dispose d’un login personnel qui lui permet d’accéder à ses données, par exemple aux demandes de label ou à ses offres de formation publiées sur l’Agenda.
Le login est créé lors de l’enregistrement sur e-log. Le prestataire peut créer plusieurs logins s‘il estime que plus qu’une personne doit avoir accès aux données sur e-log.

Faire labelliser des offres de formation

Un prestataire de formation peut faire labelliser ses offres de formation sur e-log. Pour des offres de formation uniques, par exemple des congrès ou des symposiums, le label n’est valable que pour la date mentionnée dans la demande.
Pour des offres de formation qui se répètent mais dont le contenu reste identique, le label est valable pour deux années civiles. Durant la validité du label, celui-ci peut être utilisé gratuitement sur les confirmations de participation, manuels, présentations ou publicités. Dans ce but, le label est envoyé par e-mail une fois l’offre de formation acceptée.

Conditions à remplir pour obtenir le label e-log

Le prestataire de formation et l’offre de formation doivent remplir toutes les exigences minimales ci-dessous pour recevoir un label (ces exigences sont expliquées en détail dans le règlement de e-log).

Le prestataire de formation

  1. dispose d’un système d’assurance de la qualité, d’un label qualité ou effectue des évaluations systématiques de l’offre de formation par les participants
  2. dépose la demande d’obtention du label de manière conforme à la vérité 
  3. déclare la durée nette de l’offre de formation 
  4. vérifie et documente la présence des professionnels de santé 
  5. attribue à l’offre de formation des thèmes /rôles CanMEDS © 
  6. respecte l’exigence concernant les sponsors

L’offre de formation remplit les exigences minimales suivantes de manière cumulative:

  1. avoir un titre 
  2. être délimitée dans le temps
  3. être attribuée à un type/une forme de formation
  4. s’adresser à un ou des groupe(s) cible(s) définis
  5. être significative pour le(s) groupe(s) cible(s)
  6. avoir des objectifs d’apprentissage / compétences définis
  7. être structurée sur le plan méthodologique et didactique
  8. correspondre à l’état actuel des connaissances
  9. faire un contrôle des présences et des acquis
  10. être assurée par une personne chargée de cours qualifiée.

Des taxes sont perçues à la remise du label. Le label est attribué dans un délai de trois mois au maximum une fois la demande de label déposée de manière complète.

Les offres de formation labellisées sont publiées dans l’agenda de e-log

Les offres de formation labellisées sont publiées sur l’agenda de e-log si le prestataire de formation le souhaite. L’Agenda étant accessible au public, toutes les personnes intéressées peuvent y consulter les offres de formation.

Les offres de formation publiées dans l’agenda de e-log peuvent être modifiées

Les dates de réalisation d’une offre de formation publiée dans l’agenda de e-log peuvent être modifiées si nécessaire directement dans l’agenda. Il est également possible d’ajouter de nouvelles dates de réalisation durant la période de validité du label pour autant qu’il s’agisse d’une répétition de la même offre de formation.

S’inscrire à des offres de formation labellisées par le biais de l’agenda de e-log

Lors de sa demande de label, le prestataire de formation décide si les professionnels de santé peuvent s’inscrire directement à l’offre de formation labellisée sur la plate-forme e-log. Si l’inscription est possible par le biais de l’agenda, e-log met à disposition du prestataire de formation un instrument d’inscription et des données sur la personne qui souhaite s’inscrire à la formation à des fins administratives.
Si l’inscription d’une offre labellisée par le biais de l’agenda de e-log n’est pas souhaitée, il est possible de publier un lien sur l’agenda grâce auquel la personne intéressée par la formation pourra accéder aux formalités d’inscription du prestataire de formation concerné.

Remise de la confirmation de participation directement par le biais de e-log

Le prestataire de formation a la possibilité de faire parvenir la confirmation de participation directement par le biais de l’Agenda de e-log aux professionnels de santé qui se sont inscrits à une offre de formation labellisée.
Dans ce cas, le prestataire de formation confirme après la réalisation de l’offre de formation à l’aide d’une fonction de sélection quels professionnels de santé ont rempli les exigences qui déterminent que la formation s’est terminée avec succès. Ceux-ci reçoivent ensuite directement les données sur leur portfolio e-log qui confirment qu’ils ont suivi avec succès la formation.

Obligations

Les prestataires de formation doivent accepter les conditions générales pour pouvoir utiliser les fonctions de e-log.

Pour faire labelliser une offre de formation, le prestataire de formation doit:

  • remplir le formulaire de demande de label de manière complète et conforme à la vérité
  • avoir un système d’assurance de la qualité; une évaluation régulière des offres de formation par les participants est considérée comme étant un critère minimum d’assurance de la qualité
  • faire un contrôle des présences
  • remettre une attestation personnalisée en version électronique ou sur papier aux participants qui ont terminé la formation avec succès
  • utiliser le label uniquement pour les objectifs et la période fixés dans le règlement
  • informer les professionnels de santé concernés s’il modifie des données déjà publiées dans l’agenda.

FAQ

Utilisation

Comment puis-je saisir mon offre de formation sur e-log?

Nous vous recommandons d'avoir le programme de formation à portée de main lorsque vous saisissez des demandes de label. Dans le menu à gauche figure l'option "+ Nouvelle demande de label". Vous pouvez maintenant remplir les champs obligatoires à l’aide des informations de votre programme de formation. Il est préférable de soumettre la demande de label à l'association professionnelle spécialisée dans le domaine en question. Une demande distincte doit être soumise pour chaque offre de formation. Vous trouverez ici le manuel d’utilisation pour les prestataires de formation.

Y a-t-il des frais relatifs à la demande de label?

Oui, la demande d'étiquette entraîne des coûts, qu'elle soit acceptée ou rejetée par la partie concernée. Les coûts sont indiqués dans le barème des tarifs. Vous trouverez ici le barème des frais, qui contient également des exemples de calculs. Les prestataires de formation qui souhaitent faire labelliser la majorité de leurs prestations reçoivent sur demande une offre forfaitaire par an.

Pourquoi y a-t-il des frais relatifs à la demande de label?

Des frais administratifs uniques par demande de label sont facturés pour l'examen de la demande. Des frais distincts sont facturés pour le nombre de points-log. Vous trouverez ici le barème des tarifs.

Combien de temps faut-il pour examiner une demande de label?

En fonction de la durée de l’offre de formation (nombre de jours/modules), le label est délivré dans un délai d'un à trois mois maximum une fois la demande complète. Vous trouverez ici le règlement.

Combien de points-log seront attribués à mon offre de formation?

Les points-log sont attribués automatiquement en fonction du type de cours. En principe, une heure de formation continue (sans pause) correspond à un point-log. Des points-log forfaitaires ont été définis pour certaines offres de formation. Vous trouverez ici un aperçu de nos activités de formation.

Qu’est-ce qu’une réalisation simple et multiple?

La réalisation simple comprend les offres de formation qui n'ont lieu qu'une seule fois (sessions uniques). La réalisation multiple concerne les offres de formation qui se déroulent plusieurs fois avec un contenu identique (sessions multiples). Toutes les données de réalisations pour l'année en cours et l'année suivante peuvent être incluses dans une seule demande. Les données de réalisations peuvent être complétées ou modifiées à tout moment pendant la durée de validité du label.

Comment les études personnelles sont-elles créditées?

Une distinction est faite entre "études personnelles" et "études personnelles dirigées". L'attribution de crédits et l'explication des deux cas sont définies dans le règlement. Cliquez ici pour accéder au règlement.

Quels sont les avantages de l'utilisation du journal électronique pour le processus d'inscription?

Le processus d’inscription se déroule automatiquement via e-log si aucun lien n'est fourni sous "Lien pour la demande" lors de l'introduction de la demande de label. Cela vous permet de gérer vos inscriptions en un seul endroit. Sous "Réalisation", vous pouvez voir à tout moment qui s'est inscrit à l'offre de formation. Une fois la formation terminée, vous pouvez confirmer ou non la présence des participants à l'aide de la liste de présence. Les personnes qui ont participé à l'offre de formation recevront automatiquement une inscription dans leur portfolio. Leur participation est ainsi confirmée et le nombre correspondant de points-log leur est crédité. 

Comment puis-je envoyer des confirmations de participation?

Sous "Réalisation", vous trouverez les participants que vous avez préalablement confirmés à l'aide de la liste de présence. Sous "Exporter", vous pouvez enregistrer sur votre ordinateur la liste Excel des participants confirmés. Vous pouvez maintenant envoyer la confirmation de participation. Pour plus de détails sur cette fonction, consultez le Guide d’utilisation pour les prestataires de formation.

Protection des données

Qu'advient-il de mes données?

Les données vous appartiennent toujours - les associations professionnelles n'ont accès à vos données que dans le cadre des conditions générales. Seules des données anonymes sont utilisées à des fins statistiques. Les données personnelles ne sont pas transmises à des tiers.

Où mes données sont-elles sauvegardées?

Les données de la plate-forme e-log sont enregistrées dans la base de données du développeur BEGASOFT SA. BEGASOFT est certifié ISO 9001 et 27001. La certification ISO 27001 garantit spécifiquement que l'attention nécessaire est accordée à la sécurité de l'information et à la protection des données, mais aussi que des mesures et processus complets sont en place. BEGASOFT SA et son centre informatique (Tier Level IV), où sont stockées les données e-log, sont situés à Berne, en Suisse.

Qui a accès à mon profil?

L'accès au profil se fait exclusivement avec un login personnel. Seul l'utilisateur est autorisé à modifier son profil. Vous trouverez ici les conditions générales.